Oggi ci ha lasciato in eredità la realtà del personal computer connesso ad una rete di servizi e coccole che vengono dalla rete, un sistema di collaborazione personale e sofisticato, pieno di applicazioni che rendono i possessori di Apple più ricchi di ogni altro in quanto a tecnologia disponibile.

E’ anche rilavante il fatto che il suo successore Tim Cook viene definito “Appassionato di design minimalista e genio del marketing” segno che la tecnologia del futuro sarà scontata e dentro involucri sempre più belli, ma soprattutto accessibili e la complessità sarà lasciata alle grandi centrali di Cloud Computing in giro per il mondo. Apple è principalmente “personal device” e servizi oggi chiamati Cloud, che da sempre erano a disposizione dei propri clienti. Il resto dell’informatica sono server, complessità, alti costi di gestione e personale tecnico che spesso ha enormi difficoltà di relazione e anche nel dimostrare il proprio impatto sul business.

E’ un momento di cambiamento e la rivoluzione in corso è stata creata anche da Steve Jobs, che con i suoi  iPhone, iPad etc… ha cambiato la percezione della tecnologia informatica da strumenti per ufficio a “status symbol”  per managers. La solita moda, ma ci vuole anche quella per diffondere una cultura, e qui si tratta di accedere alla nuova comunicazione.

In passato c’erano le persone analfabete e vivevano bene lo stesso, ma quelle che sapevano leggere e scrivere avevano accesso alla informazione ed alla cultura e vivevano meglio. Oggi ci sono le persone che comunicano in modo tradizionale e vivono tra noi bene, ma quelle che entrano nel nuovo mondo della comunicazione vivono meglio e le proprie aziende hanno processi più snelli e meno costosi. La tecnologia Cloud porta questa alfabetizzazione a tutti, il resto è Marketing per la diffusione ed educazione delle persone per l’utilizzo.

Steve  ha contribuito secondo me in modo unico e determinante alla “alfabetizzazione” tecnologica della nuova comunicazione tra le persone perché ha aggiunto ai sui  prodotti la semplicità, l’accessibilità e la bellezza, ed ora tutti lo copiano.

La notizia

Grazie Steve   

Descrivere l’ufficio del futuro significa oggi raccontare come il lavoro potrebbe cambiare a partire già da oggi anche se sembra impossibile indicare quando questa visione si realizzerà. Microsoft ha provato a immaginare un anno intorno al 2020 in cui le situazioni descritte saranno comuni, ma anche se le tecnologie sono tutte disponibili è arduo immaginare quali saranno i tempi della loro diffusione che si scontra con la resistenza al cambiamento propria degli uomini e delle organizzazioni.

Infatti nonostante le tecnologie informatiche abbiano fatto passi enormi verso un radicale cambiamento del modo di lavorare e delle abitudini, oggi sono poche le persone che riescono a cogliere le opportunità e ancora meno le aziende che hanno il coraggio di cambiare i processi, le tecnologia e le organizzazioni che hanno funzionato per anni.

La prima caratteristica dell’ufficio "del futuro" e’ scardinare il ruolo stesso di ufficio, inteso come luogo in cui si lavora, perché le persone possono lavorare ovunque. L’ufficio diventa piuttosto un luogo di incontro per riunioni vis a vis, sempre più rare tra colleghi che collaborano continuamente in progetti e processi da ogni luogo ma importanti con i clienti, fornitori e partner quando si discutono questioni contrattuali e organizzative importanti. Tutto il lavoro giornaliero e’ svolto ad esempio da casa, o durante i viaggi, in aree ufficio, ma ovviamente chi vuole passare in ufficio avrà a disposizione aree opportunamente attrezzate. Se chiamiamo queste aree “ufficio del futuro” abbiamo a disposizione una alcune innovazioni tecnologiche che permettono di cambiare il modo con cui comunichiamo con i nostri assistenti virtuali, con le persone che lavorano dall’altra parte del pianeta e parlano altre lingue.

In futuro non si parlerà di computer perché essi saranno nascosti e faranno funzionare tutto come avviene oggi per le centrali termiche o elettriche, senza essere per questo visibili agli utilizzatori. Noi avremo a disposizione piani e pareti in cui si visualizzano informazioni, grafici e persone che ci aiuteranno a prendere decisioni, e comunicheremo con la voce, la gestualità del nostro corpo e scrittura naturale.

Prendere decisioni dopo che tutte le informazioni organizzate ci verranno proposte, fare conferenze con presone ovunque come se fossero presenti ma anche, perché non rilassarci con musica classica e immagini. Queste aree ufficio potranno essere in hotel, aeroporti, stazioni e basterà la chiave a nostra disposizione per attivarle con i nostri dati sempre disponibili in assoluta sicurezza “in the cloud”. A proposito già oggi i servizi di Ufficio sono disponibili a consumo con canoni di abbonamento al mese per i servizi informatici e per l’assistenza consulenziale  al fine di utilizzarli  al meglio. www.cloudea.it

fig. 1 – Aree ufficio attrezzate ovunque

Le attività di routine non saranno più necessarie perché svolte dietro le quinte dai computer mentre gli uomini avranno la possibilità di dedicare la propria attenzione ed il proprio tempo a valutare le informazioni e governare i processi che permettono di raggiungere gli obiettivi. Insomma sembra la descrizione del desiderio di ogni lavoratore della conoscenza, invece non è altro che l’evoluzione a la diffusione dell’uso di tecnologie già disponibili oggi. Vediamo alcune.

Tavoli e pareti multimediali sono l’evoluzione di “Surface” ad esempio.

fig. 2 – Tavolo di lavoro multimediale

Le conferenze, con l’aiuto delle pareti multimediali saranno simili a riunioni di persona e i partecipanti ovunque si trovino parleranno con la propria lingua che sarà tradotta simultaneamente e perfettamente. Le pareti sanno utili strumenti di brianstorming e rappresentazione delle informazioni.

fig. 3 – Parete Multimediale

L’evoluzione degli schermi in e della comunicazione con le informazioni invece permetterà di creare delle scrivanie in cui raccogliere le proprie idee e preparare le decisioni agendo con le mani, la voce senza altri strumenti di comunicazione con i computer. In questi spazi la concentrazione è massima e permette di avere a disposizione e manipolare in modo semplice tutte le informazioni necessarie per ottenere i risultati desiderati, prima di passare ad una nuova attività di comunicazione.

fig. 4 – Scrivania Multimediale

I processi di lavoro infatti saranno diversi da quelli di oggi dove ci sono attività di preparazione e di analisi delle informazioni grezze, di scrittura di documenti e immissione di dati in sistemi informatici. Tutto il lavoro sarà costituito da un flusso continuo tra attività di studio delle informazioni, collaborazione con persone per condividere idee e progetti, e decisioni prese con tutti gli elementi necessari a disposizione.

I tempi di viaggio, la ricerca delle informazioni, la ricerca delle persone, la stesura di documenti saranno attività ridotte al minimo se non cancellate completamente dalla giornata lavorativa. L’ufficio potrà essere accessibile ovunque avendo a disposizione la propria chiave di accesso

fig. 5 – Chiave di accesso su tavolo Multimediale

La chiave di accesso permette di accedere alle proprie informazioni in qualsiasi forma da ogni tavolo o parete multimediale presente nelle aree attrezzare, si farà molto uso della tecnologia RFID per questo.

Volendo ci sarà comunque la possibilità di portare con se le informazioni in tavolette multimediali che immagazzinano le informazioni utili e private e possono trasferirle con un gesto alle pareti multimediali o ad altri strumenti di lavoro e di condivisione all’occorrenza.

fig. 6 – Tavoletta Multimediale

Quest’ultima è un po’ l’evoluzione del Personal Computer di oggi, che non scomparirà nella concezione di strumento personale e privato ma sarà perfettamente in sintonia con l’ambiente tecnologico dell’ufficio. E’ il telefono? Già oggi è un computer tascabile che permette di comunicare e collaborare in modo completo, quindi anch’esso sarà perfettamente integrato con l’ufficio del futuro e permetterà di lavorare ovunque svolgendo le attività più semplici e di comunicazione e assistente in mobilità.

fig. 7 – Telefono Multimediale

Niente di nuovo quindi, semplicemente l’evoluzione in forma più “umana” degli strumenti che usiamo oggi.

Cosa scomparirà? La tastiera, il mouse, il telefono fisso sicuramente, ma non solo. Sicuramente l’impatto organizzativo sarà enorme e del resto già oggi organizzazioni che hanno adottato sistemi evoluti ed integrati di Unified Communication permettono alle persone di comunicare meglio e lavorare collaborando senza spostarsi da casa o dal proprio ufficio.

E’ importante però che le abitudini delle persone cambino insieme alle opportunità che la tecnologia offre in modo continuo evitando la tentazione di considerare di fermare l’aggiornamento dei processi di lavoro con la scusa che le persone non sono pronte. La tendenza a realizzare l’innovazione verso nuovi tecnologie di ufficio che introducono più efficienti modi di lavorare oggi si scontra con la limitazione degli investimenti proprio in quest’area. E’ quindi difficile prevedere quando le persone potranno cambiare il proprio modo di lavorare, ma sicuramente questo è un processo inevitabile perché le stesse persone nella sfera privata scelgono queste stesse tecnologie con la consapevolezza che esse migliorano la propria vita.

E’ possibile iscriversi ad una prova gratuita a Torino o Milano attraverso  www.bluemp.it e vedere l’ufficio come dovrebbe essere oggi  secondo Microsoft provando a lavorare con le più recenti tecnologie.

Il Cloud Computing, secondo Cloudea, : “ è una nuova tecnologia che permette di utilizzare servizi informatici a consumo, come l’energia elettrica; con esso ogni azienda anche micro e piccola può accedere a servizi informatici professionali utilizzati dalle grandi aziende che hanno negli anni fatto ingenti investimenti”.

Come avvenne all’inizio del secolo con le centrali elettriche, questa rivoluzione in corso porterà negli anni ad avere Centrali di Computing remote che erogheranno l’energia computazionale ad aziende che sceglieranno di utilizzare questa “energia” invece di investire in propri datacenter interni grazie al vantaggio dell’economia di scala resa possibile dalla tecnologia CLOUD.

All’interno delle possibilità create dalla tecnologia Cloud questo Business Case tratta esclusivamente di Public Cloud e di Software as a Service.

La tecnologia informatica ha un processo evolutivo molto più rapido dei modelli di business delle società. Oggi tutti hanno a disposizione, tramite internet, servizi informatici professionali “a consumo” (es: Microsoft Online Services, Google Apps, IBM lotuslive , Telecom Nuvola Italiana, Vodafone Rete Unica) , ma non esistono ancora società di consulenza ed assistenza su tali servizi con modelli di business differenti da quelli tradizionali. Il paradosso che ne consegue è che si possono avere caselle mail anche su smartphone, servizi di conferenze web, intranet, gestioni documentali e altro pagando un semplice abbonamento mensile per utilizzatore, ma se si desidera ricevere assistenza per l’attivazione, configurazione e/o per un miglior utilizzo di tale tecnologia occorre rivolgersi ad un System Integrator tradizionale o adoprarsi per fare tutto da soli.

L’enfasi di questi ultimi anni sulla tecnologia Cloud mette in evidenza il bisogno sempre più impellente di contenere la spesa legata all’ICT e la possibilità di utilizzare servizi professionali senza ingenti investimenti iniziali e costi di gestione interni in termini di spese per hardware e software (comprese le licenze) e manutenzione programmi. Il Public Cloud, permettendo l’accesso a tali servizi con la spesa di pochi euro al mese per persona, garantisce tale contenimento.

I costi di consulenza ed assistenza tradizionali vengono calcolati a ore per persona e riguardano principalmente interventi “in loco” presso la sede del Cliente per attivare e configurare i servizi Cloud. I successivi eventuali costi di assistenza, consulenza e/o formazione tramite consulenti esterni vengono anch’essi calcolati sulla base delle ore di intervento presso il Cliente. Oggi, grazie, per esempio, ai servizi Cloud di Microsoft, si possono avere le mail di Exchange, la chat di Office Communication Online, le conferenze web di Live Meeting e la gestione documentale di SharePoint per 10 persone ad un costo annuo di circa 1.000 € senza investimenti iniziali. Non disponendo di tali servizi, dovendo acquistare l’hardware (server), pagare le licenze software e la consulenza per l’installazione/configurazione dei servizi tradizionali era necessario un investimento iniziale di circa 20.000 €. Consulenza ed assistenza sui servizi Cloud possono essere “self-service”, ma se si ha bisogno di esperti il costo viene ancora ad essere di almeno 5.000 € il primo anno in base alle tariffe giornaliere e poco meno negli anni successivi.

Cloudea propone il modello “Cloud” di consulenza, assistenza (soprattutto remota) e formazione ai clienti dei servizi di Public Cloud di Microsoft Online Services, IBM Lotuslive, Google Apps, Telecom Nuvola Italiana e Vodafone Rete Unica mail e collaboration per permettere alle aziende di ogni dimensione di avere i vantaggi completi del Cloud Computing.

Ecco quanto emerge dalla recente ricerca del Politecnico di Milano effettuata con interviste a medio e grandi aziende. Il trend è rilevante e come tutte le evoluzioni tecnologiche parte dalla grande impresa e poi arriva alle PMI

Cloudea è un rivenditore di prodotti SaaS che fornisce assistenza, consulenza e formazione in remoto alle orgaqnizzazioni utilizzando i più sofisticati strumenti per la gestione via internet dei PC remoti e di Webcasting. Grazie al suo personale specializzato sui processi di Communication, Collaboration ed Enterprise Content Management Cloudea offre alle aziende che accedono a questi servizi attraverso il Cloud tutto il supporto necessario per scegliere in base a qualità/prezzo e necessità effettiva, adottare efficacemente e velocemente il servizio, e gestirlo negli anni senza bisogno di personale tecnico specializzato all’interno dell’organizzazione.

Nascendo agli albori della diffusione dei servizi Cloud nell’area produttività Cloudea con azioni di marketing mirate ha l’obiettivo di diventare un punto di riferimento per i clienti delle principali piattaforme Cloud per la produttività, grazie al modello di business e delivery adeguati alle nuove tecnologie che permettono di affittare i servizi informatici a prezzi contenuti e quindi anche di affittare la consulenza, assistenza, formazione relativa a prezzi adeguati al nuovo modello.

Sto partecipando al lancio di una nuova iniziativa dell’effervescente Franco Amicucci e della sua Amicucciformazione, perché l’apprendimento oggi è importantissimo, ma soprattutto perché abbiamo fatto incontrare il Cloud Computing e la sua filosofia dei servizi remoti in abbonamento con la formazione ed è nata Skilla (il link non posso darvelo perché il sito è in test), che sarà disponibile su internet a breve.

Per tutti i formatori d’impresa, per i gestori del capitale umano e gli operatori che hanno a cuore le proprie risorse, finalmente è possibile realizzare la formazione continua, efficace, con poco impegno di tempo e soprattutto per tutte le tasche. Nell’era della riconversione delle risorse verso un più basso costo e prezzo, la formazione acquista un nuovo approccio che non è ne e.learning, ne aula, ma “…PILLOLA”.

Le pillole formative di Franco sono ormai famose , perché utilizzate più di 60 grandi aziende italiane ed anche all’estero, e il database che Amicucciformazione ha costruito negli anni di attività formativa, contiene ormai più di 500 di queste perle di saggezza. L’investimento che è stato fatto per rinnovare le pillole, standardizzarle e renderle accessibili a tutti prenderà luce tra poche settimane, e ne sentiremo parlare.

In anteprima la home page

E’ una vera e propria rivoluzione nel mondo della formazione, perché collega l’approccio “Cloud” molto di moda oggi per definire tutti i servizi professionali accessibili via internet in abbonamento, con il contenuto ricco ed efficace per la crescita del capitale umano ed intellettuale che Amicucciformazione aveva in magazzino.

E’ un e.commerce di pillole allora? In pratica si, ma permette, con la sua versatilità di realizzare tanti altri scenari, tra cui, una rete vendita sul territorio, formatori certificati che usano le pillole in percorsi denominati “blended” cioè Pillola, Aula, Pillola, progetti formativi completi e convenienti per le piccole aziende e gli artigiani, configurazione personalizzata dei percorsi formativi etc….tutto grazie a Skilla, un vero e proprio motore per la rivoluzione formativa del nostro paese.

Mi perdonerà Franco se provo a dare la mia interpretazione cioè quello che ho capito io partecipando alla presentazione del progetto.

Le pillole sono un condensato di sapienza e conoscenza concentrata in pochi elementi multimediali, dedicati ad un tema. Quelle di Skilla sono standardizzate e contengono tutte i seguenti ingredienti:

• introduzione, tutorial
• una sitcom o cartoon
• un test sugli skills con post-it
• un gioco didattico
• una scheda tecnica di veloce riferimento
• una pdf stampabile di sintesi
• una analogia artistica (perché in Italia e abbiamo un patrimonio inestimabile che tutti ci invidiano ma non sappiamo valorizzarlo)
• riferimenti a libri per approfondimento della tematica

Tutto questo contenuto può essere visualizzato su qualsiasi apparato, anche Smartphone, quindi essere portato sempre con se per essere utilizzato all’occorrenza.

I temi trattati dalle pillole di Skilla sono i più disparati, dalle capacità di vendita a quelle di relazione, insomma sono coperti tutti i Soft Skills aziendali , ma anche i corsi obbligatori come quelli della 626 sono trattati.

La pillola,  finalmente a disposizione delle PMI italiane, è una “droga” per la crescita del capitale umano e della produttività del sistema paese, questa è la vera rivoluzione. Basta inutili corsi in aula , con la pillola si possono progettare dei corsi “blended” che sono veramente efficaci, perché le persone arrivano preparate, avendo avuto la possibilità ed il tempo di “ingerire” le pillole sull’argomento, approfondiscono in aula con esercizi e simulazioni pratiche e ripassano per il resto della vita ovunque con la pillola sempre a portata di mano. Pensate al corso sul “parlare in pubblico”; quando mi serve? Prima di andare sul palco davanti a 200 persone  e allora ecco che mi rivedo la pillola sullo Smartphone la mattina stessa.

Ho pochi soldi e tempo da investire e non posso permettermi corsi in aula, mi guardo la pillola e approfondisco con i libri suggeriti, la guardo e riguardo e faccio gli esercizi, apprendo con facilità senza sforzo, tutto questo con pochi €. Le grandi aziende che hanno incontrato Amicucciformazione già usano questa droga per la crescita, finalmente SKILLA la distribuisce a beneficio di tutto il tessuto economico e sociale italiano.

Inoltre le aziende che possono accedere a finanziamenti per la formazione trovano nelle pillole la sostituzione condensata di ore d’aula valide e certificate, materiale didattico finanziabile dai fondi preposti come ad esempio Fondimpresa.

Insomma, anche nella formazione come nell’ICT niente sarà più come prima dopo l’innovazione che Franco Amicucci ha deciso di portare al grande pubblico aziendale.  Devo dire che non è stata una decisione facile per lui perché significa sviluppare la propria società da atelier della formazione verso il pret-a-porter, per fare paragoni con il modo della moda. Si profila all’orizzonte un periodo di super lavoro e super responsabilità, proprio oggi che era “arrivato” con una azienda solida, risultati importanti e ancora molto da fare con il suo target storico delle grandi aziende.

Io sono contento della sua scelta coraggiosa e lungimirante e  spero che questa “droga” benefica per la salute mentale arrivi in fretta fino ai supermercati in modo che tutti imparino, ad esempio, a comunicare in modo “assertivo” come ci insegna una delle sue migliori pillole, così avremo meno “maleducati” in giro per le strade, oltre che negli uffici

L’ Enterprise Content Management professionale per le piccole organizzazioni.

Ci sono cose a cui le piccole organizzazioni, parlo di meno di 50 dipendenti, rinunciano per motivi più che condivisibili come: mancanza di fondi per investimenti in tecnologia informatica, difficoltà di trovare adeguate risorse tecniche a prezzi ragionevoli, mancanza di informazioni e competenze sull’innovazione, poca predisposizione all’utilizzo di consulenze esterne. Le rinunce non devono essere confuse con la mancanza di bisogno, anzi tutte queste organizzazioni, di cui la mia fa parte, hanno, dal punto di vista della produttività delle proprie persone e del business in generale, ancora più bisogno di strumenti adeguati rispetto alle grandi aziende che possono permettersi sacche di improduttività ovunque, infatti esse sono annegate nei grandi numeri. La micro e piccola organizzazione deve avere ogni ora lavorata, ogni persone, ogni documento sotto controllo perché non possiede risorse per sprecare produttività. Alla fine proprio questa organizzazioni rinunciano spesso ad avere una casella mail professionale, ma usano servizi inadeguati, non hanno strumenti di comunicazione e collaborazione e di gestione documentale condivisa. Da un paio di anni si possono trovare, grazie alle nuove tecnologie di “cloud computing” offerte su internet molto valide per risolvere insieme tutti questi bisogni ad un costo assolutamente accettabile anche per le piccole organizzazioni, anzi forse proprio per loro sono nati questi servizi. Uno di questi è l’Enterprise Content Management nel “Cloud” ; esso è una versione semplificata di quello che le grandi aziende fanno con investimenti milionari in datacenter e ha una connotazione più pratica che io non definirei con una sigla, l’ECM, ma piuttosto con una frase che in sintesi spiega il concetto: “L’ufficio ovunque”. Ci sono offerte di Multinazionali come Google con Google Docs, IBM con Lotus Live e Microsoft con i Business Productivity Online Services oggi e Office 365 in beta disponibile a breve, ma anche di operatori italiani come Telecomitalia nell’ambito di “Nuvola Italiana”. Di seguito vi racconto come ad esempio con Microsoft si risolvono molti dei vincoli alla produttività delle piccole organizzazioni con questi strumenti ed in particolare con SharePoint Online, che è il cuore della collaborazione su documenti, il tutto per pochi Euro al mese per persona.

Problema n° 1 – Dove metto i documenti importanti dell’azienda per accedervi ovunque quando serve?

Ancora oggi molte organizzazioni hanno difficoltà ad archiviare in modo soddisfacente i proprii documenti aziendali contabili e fiscali ma soprattutto ad accedervi dall’esterno della propria organizzazione o con uno smarthphone quando serve. Inoltre nessuno pensa che sarebbe possibile in modo semplice ricercare i documenti utilizzando motori di ricerca come fa su internet. Le cartelle condivise sul server di rete fanno comunque parte di una gestione di una rete locale che alcune micro imprese non hanno e comunque tra acquisto hardware, software e consulenza tecnica l’investimento da fare per avere questi archivi organizzati e a disposizione delle persone anche quando non sono in ufficio non è realizzato frequentemente.

Con SharePoint Online di Microsoft, ad esempio risolvo questo problema con 4,57€ al mese per persona tutto incluso e ho addirittura un servizio in mobilità migliore di quello che hanno le grandi organizzazioni che utilizzano SharePoint installato presso di loro perché vi accedo ovunque attraverso il link https://home.microsoftonline.com senza la VPN. Gli Online Services si comportano infatti come una rete privata con accesso in sicurezza ovunque da internet. Il mio personale può tranquillamente lavorare da casa, in viaggio e purtroppo anche “in vacanza” se c’è una urgenza ed ha a disposizione tutti i documenti aggiornati per svolgere il proprio lavoro.

Accesso dal personal computer aziendale con il software di Sign in di Microsoft.

Accesso da qualsiasi personal computer che abbia un collegamento Internet. Basta inserire Utente e Password e si accede in sicurezza ai proprii documenti aziendali, alle aree a cui si è autorizzati. Dal proprio Smartphone si può accedere attraverso internet e scaricare i documenti necessari all’urgenza, ad esempio contratti, fatt ure, ordini etc…

Ad esempio le scansioni dei documenti, delle carte utili e delle ricevute delle note spese o delle fatture fornitori possono essere archiviate online.

Problema n° 2 – il mio personale è abituato a lavorare con le cartelle di Windows come può utilizzare questo strumento?

Una delle funzionalità più potenti di SharePoint è proprio la possibilità di visuale le cartelle come se fossero delle cartelle di rete, e questo è possibile anche con SharePoint Online. Questo permette alle persone di lavorare con le cartelle come sono abituate a fare ora, ma la gestione della sicurezza è più semplice ed inoltre essendo un vero s proprio ECM sul reporitory documentale si può applicare il motore di ricerca.

Qui di fianco la vista a cartelle di rete dal mio PC del portale aziendale in cui ci sono i documenti aziendali.

Problema n° 3 – Devo richiedere informazioni, utilizzare liste di contatti aziendali, elenchi di attività, anagrafiche fornitori, clienti etc…?

Se non si dispone ancora di un sistema gestionale o si ha la necessità di archiviare elenchi e gestirli in modo dinamico anche accedendo dall’esterno si possono configurare liberamente liste di contenuti che sono dei veri e proprii archivi di record a formato libero che includono i form di compilazione. Senza competenze di programmazione o particolari capacità tecniche queste liste possono essere create e gestite da chiunque ne abbia bisogno per raccogliere in modo strutturato le informazioni.

Problema n° 4 – Devo lavorare con personale esterno alla azienda che provvisoriamente accede ai miei documenti aziendali?

Uno dei problemi che spesso anche le grandi aziende hanno difficoltà a risolvere è l’accesso ad alcune informazioni in sicurezza da parte di collaboratori esterni all’organizzazione per delle attività che coinvolgono personale di diverse organizzazioni. Per fare questo è sufficiente acquistare anche provvisoriamente delle utenze di SharePoint online o attivare delle utenze “Jolly” che si erano preventivamente acquisite con le credenziali degli utenti esterni che devono accedere alle aree di lavoro. Tali aree di lavoro possono essere configurate in modo da restringere l’accesso ai soli documenti utili per il progetto evitando quindi accesso alle aree aziendali sensibili. In 10 minuti si attiva un area extranet con accesso controllato ed autenticazione, senza nessun intervento di tecnici ma semplicemente configurando SharePoint Online e le relative autorizzazioni utente. A queste aree l’accesso viene effettuano come nel caso precedente.

Ad Esempio al progetto del mio sito aziendale partecipano dei grafici di una società e poi dei programmatori di un’altra e io che disegno i contenuti e la struttura. Posso agevolmente lavorare con le persone fornendo loro le credenziali di quest’area dove insieme carichiamo i materiali utili per lo sviluppo utilizzando anche strumenti come il check in check ou, il versioning etc…Questa è un area della mia Intranet o ECM aziendale che loro possono vedere, mentre le altre aree non appaiono neanche nei menù. Lo spesso vale per aree di progetto più evolute con Gantt o attività per controllo del progetto che posso collegare a questa. Questa potente funzionalità permette di pensare processi e progetti estesi fuori dei limiti della propria azienda e abilità una gestione di content management senza i limiti tradizionali, ma mantiene la sicurezza dell’accesso alle informazioni e soprattutto è compresa nel “prezzo” di abbonamento al servizio.

Problema n° 5 – Devo preparare in fretta presentazioni partendo da slide aziendali ufficiali?

Quante volte si devono costruire presentazioni riutilizzando altre presentazioni ma no si sa se quelle in nostro possesso sono aggiornate o sono in linea con le informazioni ufficiali dell’azienda. Con SharePoint online oltre a condividere i normali documenti ufficiali, posso utilizzare per le presentazioni delle aree speciali in cui esse sono “spacchettate” automaticamente nelle singole slide quando le carico e possono essere “ricomposte” a piacimento creando nuove presentazioni da zero o aggiornando presentazioni già create. Inoltre quando apro una presentazione che contiene una di queste slide “ufficiali” Office mi chiede se voglio scaricare l’aggiornamento se nel frattempo la slide ufficiale ha una nuova versione.

Quello che abbiamo visto è utilizzabile da subito ma Microsoft lancerà a breve la versione nuova di questo ECM online che si chiamerò Office 365 di cui è già disponibile la versione beta scaricabile qui.

Ho cercato di evidenziare alcuni problemi che con i sistemi di ECM nel Cloud possiamo risolvere immediatamente affrontando la sola spesa di un abbonamento mensile. E’ necessario essere assistiti da qualche esperto che conosca qual è la configurazione che meglio si adatta alle nostre esigenze e che ne gestisca l’evoluzione.

Stanno anche nascendo società di consulenza e supporto in remoto alla configurazione dei sistemi “cloud” che hanno lo stesso modello di business in abbonamento per adeguare l’offerta ICT complessiva alle piccole aziende alle loro capacità di spesa. Suggerisco quindi prima di scegliere un Content Management di valutare attentamente l’opzione ECM nel Cloud con la consapevolezza che non si rinuncia alla qualità ed alla sicurezza se si sceglie il partner giusto, mentre il costo totale è l’impegno in progetto spesso inferiore a quello che si avrebbe adottando un ECM tradizionale installato sui proprii server. Un avvertimento in conclusione: per questo tipo di valutazioni si deve tenere conto che; la connessione ad internet deve essere adeguata da ogni postazione che deve accedere all’ECM e che lo storage online ha un costo superiore perché è gestito quindi potrebbe non essere adeguato per grandi molo di documenti, foto, video etc… .

www.cloudea.it